Mejlhygien och mejlpolicy
Jobba istället för att mejla hela tiden eller skaffa dig åtminstone
en egen mejlhygien och mejlpolicy.
När mejl först kom i mitten på 90-talet var ett av de vanligaste
affärssamtalen: ”-Jag ringer bara för att kolla om du fått mitt
mejl?”
Med smartphones och ständig uppkoppling tycker jag att det
nästan gått tillbaks till det. Avsändare förväntar sig idag att få
svar nästan direkt och det händer i alla fall oftare nu än för några
år sen att, när jag inte svarat, blir uppringd för att det måste
kollas ”om jag verkligen fått mejlet”
Vill inte på något sätt säga att jag är världsbäst på att vara
effektiv men jag har ett tydligt och klart schema över hur jag
hanterbar mejl varje dag.
1/ Jag svarar inte på mejl det första jag gör på morgonen.
Då sätter jag själv inte min agenda utan det är andra som jag ska
reagera på istället för att agera på det jag själv vill. (Det första jag
för är att lyssna på inspirerande poddar)
2/ Jag har fasta tider eller situationer då jag svarar på mejl
Antingen är det när jag åker mellan olika uppdrag eller så är det vid
halv tolv som jag kollar mejlen första gången. Andra fasta tiden jag
har för att kolla mejl är kl fyra på eftermiddagen.
3/ Om (när) jag måste mejla utanför kontorstid
Det händer såklart att dessa två tider inte räcker till och att jag måste
skicka mejl senare.
Antingen så hinner jag skicka mejlet innan kl sex på kvällen annars
väntar jag till morgonen efter. Jag skickar aldrig mejl kl 22.30 eller
dylikt. Varje gång jag själv ser att någon skickat ett mejl vid den tiden
undrar jag direkt om människan gör det för att den vill eller om det
från arbetsgivaren förväntas att personen ska göra det…
Fördelarna med att inte bry sig om mejl, eller vad som händer
i sociala medier, hela tiden är först och främst att det är jag själv som
sätter min egen agenda.
Jag går in för det jag ska göra och mitt jobb är inte primärt att
svara på mejl.
Jag behåller fokus. Det finns undersökningar som visar att det tar
uppåt en halvtimme innan du är tillbaks på samma fokus som innan
om du avbryter något om så än för en väldigt kort stund.